Dokumenter

I Rentega kan du samle leieavtaler, tilleggsavtaler, garantier og annen dokumentasjon sammen med eiendommene og leieforholdene de gjelder. Rentega leser dokumentene for å gjøre innholdet søkbart og hjelpe deg med å finne og registrere opplysninger.

Laste opp dokumenter

Under Dokumenter velger du «Last opp» og legger til én eller flere filer. Hver fil kan være opptil 50 MB.

Etter opplasting behandles dokumentene i bakgrunnen. Rentega forsøker å lese teksten, finne dokumenttypen og hente ut opplysninger om innholdet. Det kan derfor gå litt tid fra filen er lastet opp til opplysningene er tilgjengelige.

Hvis den samme filen allerede finnes i organisasjonen, viser Rentega det eksisterende dokumentet fremfor å opprette en ny kopi.

Dokumentet og opplysningene fra det

På dokumentet kan du forhåndsvise eller laste ned originalfilen. Under «Opplysninger fra dokumentet» finner du blant annet sammendrag, datoer og omtalte parter når disse er hentet ut.

For dokumenter med tilgjengelig tekst kan du også lese «Dokumenttekst». Under «Søk i tekst» kan du finne innhold på tvers av dokumentene, for eksempel en formulering om oppsigelse eller indeksregulering.

Et innlest dokument er ikke en ferdig registrert kontrakt

Opplysninger Rentega finner i dokumentet, er en tolkning av innholdet. De kan være feil eller ufullstendige, og er ikke i seg selv registrerte kontrakts- eller eiendomsdata.

At Rentega finner en årsleie eller en sluttdato i dokumentet, betyr derfor ikke at opplysningen er tatt i bruk i beregninger og fakturering. Det skjer gjennom registrering på kontrakten og kontraktsobjektene.

Bruk originaldokumentet når du kontrollerer beløp, datoer og vilkår. Et tekstutdrag eller sammendrag kan mangle forbehold som står andre steder i avtalen eller i et vedlegg.

Knytte dokumenter til riktig sted

Dokumenter kan knyttes til eiendommer, kontrakter og leietakere. Koblingene gjør det lettere å finne dokumentasjonen i riktig sammenheng.

Dokument	Eksempel på tilknytning
Leieavtale	Kontrakten avtalen gjelder.
Tilleggsavtale	Den samme kontrakten som hovedavtalen.
Plantegning	Eiendommen, og eventuelt kontrakten tegningen gjelder.
Garanti	Kontrakten garantien gjelder.

Et dokument kan ha flere koblinger. Du trenger derfor ikke laste opp samme fil flere ganger for at den skal høre til flere steder.

Forslag til koblinger

Rentega kan foreslå hvor dokumentet hører hjemme, basert på opplysningene i teksten. Under «Dokumentkoblinger» kan du kontrollere forslagene og velge «Godkjenn» eller «Avvis». Forslagene oppretter først en kobling når de godkjennes.

At en eiendom eller et selskap er nevnt i dokumentet, betyr ikke nødvendigvis at dokumentet skal knyttes dit. Kontroller at forslaget gjelder riktig leieforhold.

Velge koblinger selv

Velg «Knytt dokumentet til», merk eiendommene, kontraktene eller leietakerne dokumentet gjelder, og velg «Lagre koblinger». Dette kan du også gjøre når Rentega ikke har funnet et forslag.

Å knytte et dokument til en kontrakt samler dokumentasjonen med leieforholdet. Koblingen endrer ikke leievilkårene som er registrert på kontrakten.

Opprette en kontrakt fra en leieavtale

Under «Opprett kontrakter» kan du starte «Opprett kontrakt» for en leieavtale. Rentega bruker dokumentet som grunnlag for å registrere leieforholdet.

Innlesingen omfatter blant annet eiendom, leietaker, kontraktsobjekter, perioder, arealer, leie, MVA og indeksregulering. Når opplysninger må avklares, ber Rentega deg kontrollere eller fylle dem ut underveis. Når prosessen er ferdig, knyttes dokumentet til den opprettede kontrakten.

Kontroller den ferdige registreringen før kontrakten tas i bruk. Se særlig etter:

• Riktig eiendom og leietaker, og at kontraktsobjektene er delt inn slik avtalen tilsier.
• Start- og sluttdatoer, inkludert bindingstid og oppsigelsestid.
• Areal, årsleie og rabatter, særlig ved leiefritak eller flere leietrinn.
• MVA og indeksregulering, inkludert datoer og eventuelle begrensninger.

Se kontraktsobjekter for hva de enkelte opplysningene betyr. Følg også opp kontakt-e-post og fakturaflyten før du skal sende varsler eller fakturaer.

Har du allerede registrert leieforholdet, knytter du dokumentet til den eksisterende kontrakten. Du trenger ikke opprette en ny kontrakt for å legge til dokumentasjonen.

Følg veiledningen Legg inn en kontrakt for opprettelse og kontroll av registreringen.

Tilleggsavtaler og endrede vilkår

Last opp tilleggsavtalen og knytt den til kontrakten den gjelder. Behold hovedavtalen, slik at du har både det opprinnelige grunnlaget og senere endringer samlet.

Oppdater deretter de registrerte opplysningene fra datoen endringen gjelder. Opplasting eller kobling av tilleggsavtalen endrer ikke automatisk areal, leie eller andre vilkår.

Eksempel: En tilleggsavtale sier at leietakeren får større lokaler og ny leie fra 1. juli. Knytt tilleggsavtalen til kontrakten. Avslutt normalt det gamle kontraktsobjektet 30. juni og opprett et nytt fra 1. juli med de nye vilkårene.

Følg veiledningen Tilleggsavtaler og endringer for fremgangsmåten.

Når innlesingen ikke er klar eller feiler

Statusen viser om dokumentet venter på behandling, gjøres klart eller er klart. «Klar» betyr at tekstbehandlingen er ferdig, ikke at noen har kontrollert innholdet eller registrert en kontrakt.

Hvis dokumentet ikke kunne behandles, eller teksten ikke er tilgjengelig, kan du kontrollere originalfilen. En utydelig eller ufullstendig skanning kan gjøre innlesingen vanskelig. Bruk om mulig en tydelig, komplett fil med alle relevante sider og vedlegg.