Leietakere
En leietaker i Rentega er virksomheten eller personen leieavtalen er inngått med. Du registrerer leietakeren én gang og knytter den til én eller flere kontrakter. Slik får du en samlet oversikt over leieforholdene til samme leietaker.
Registrere en leietaker
Section titled “Registrere en leietaker”Du kan opprette leietakeren under Leietakere, eller samtidig som du oppretter en kontrakt. Er leietakeren allerede registrert, velger du den eksisterende.
Selskaper og andre virksomheter
Section titled “Selskaper og andre virksomheter”Velg «Organisasjon» og registrer fullt navn og organisasjonsnummer. Bruk opplysningene til virksomheten som står som leietaker i avtalen.
Et merkenavn eller navnet på en butikk kan være forskjellig fra foretaksnavnet. Bruk derfor organisasjonsnummeret til å kontrollere at du velger riktig virksomhet. Selskaper i samme konsern registreres som forskjellige leietakere når de er forskjellige juridiske enheter.
Privatpersoner
Section titled “Privatpersoner”Velg «Privatperson» når avtalen er inngått med en person, og registrer fullt navn. Fødselsdato er valgfri og kan brukes til å skille personer med samme navn.
Én leietaker kan ha flere kontrakter
Section titled “Én leietaker kan ha flere kontrakter”Gjenbruk den eksisterende leietakeren når du oppretter en ny kontrakt for samme virksomhet eller person. Du trenger ikke registrere leietakeren på nytt for hver eiendom eller avtale.
Eksempel: Eksempel AS leier kontorer i Storgata 1 og lager i Industriveien 10. Registrer Eksempel AS én gang som leietaker, og opprett én kontrakt på hver eiendom. Begge kontraktene viser til samme leietaker, men har egne kontraktsobjekter, leievilkår og kontakt-e-poster.
Leietakeroversikten viser hvilke kontrakter som er knyttet til hver leietaker. Les mer om når du trenger en egen kontrakt.
Kontakt-e-post på kontrakten
Section titled “Kontakt-e-post på kontrakten”Kontakt-e-posten tilhører det enkelte leieforholdet. Den brukes blant annet som mottaker for indeksvarsler og kommunikasjon fra eiendommen.
Samme leietaker kan ha ulike kontaktadresser på forskjellige kontrakter. Kontorleien kan for eksempel følges opp av administrasjonen, mens lagerleien følges opp av en lokal driftsansvarlig.
Adressen er valgfri når du oppretter kontrakten, men må være registrert før Rentega kan lage et indeksvarsel til leietakeren. Bruk en adresse som følges opp, og oppdater den på de aktuelle kontraktene når kontaktpersonen endres.
Les mer om kommunikasjon og varsler, inkludert mottakerlister og oppfølging av utsendinger.
Leietaker og kunde i økonomisystemet
Section titled “Leietaker og kunde i økonomisystemet”I fakturaflyten velger du hvilken kunde i økonomisystemet fakturaene skal opprettes på. Kontroller at kunden samsvarer med leietakeren i avtalen.
Kontakt-e-posten på kontrakten brukes til kommunikasjon fra Rentega. Hvordan selve fakturaen sendes, følger oppsettet i økonomisystemet og valgene i fakturaflyten.
Les mer om økonomisystem og utsending.
Når opplysninger endres
Section titled “Når opplysninger endres”Retter du navnet eller andre grunnopplysninger på en leietaker, gjelder endringen den felles leietakerregistreringen som kontraktene viser til. Endrer du kontakt-e-posten på én kontrakt, gjelder det bare den kontrakten.
Hvis et annet selskap overtar leieforholdet, bør du registrere dette som en ny leietaker og en ny kontrakt fra overtakelsen. Da beholder du den tidligere leietakeren på den gamle avtalen. Et nytt selskap bør ikke registreres ved å overskrive navn og organisasjonsnummer på den tidligere leietakeren.