Kom i gang med Rentega

Start med én eiendom og én leieavtale. Når du har gått gjennom oppsettet og kontrollert resultatet, kan du fortsette med resten av porteføljen.

Ha leieavtalen og eventuelle tilleggsavtaler tilgjengelig, sammen med eiendommens arealtall og opplysninger om eiendomsselskapet og leietakeren.

1. Registrer eiendommen

Opprett eiendommen med et gjenkjennelig navn, og registrer foretaksnavn og organisasjonsnummer for eiendomsselskapet. Legg inn arealfordelingen og datoen dere overtok eiendommen eller startet forvaltningen.

For «Komplett leiedata fra» er dagens dato et trygt utgangspunkt når du legger inn alle dagens leieforhold. Velg en tidligere dato hvis du også skal registrere alle leieforhold og endringer fra den datoen frem til i dag. Leietall og ledighet for eiendommen vises fra og med denne datoen.

Du kan beholde eiendommen som utkast mens du klargjør opplysningene. Sett den til aktiv når den er klar til å inngå i oversikter og rapportering.

Se eiendommer for forklaring av feltene og hvordan manglende historikk påvirker porteføljetallene.

2. Last opp leieavtalen og opprett kontrakten

Du kan opprette kontrakten fra en opplastet leieavtale eller registrere den manuelt. Følg Legg inn en kontrakt for fremgangsmåten.

Har avtalen blitt endret underveis, følger du også Tilleggsavtaler og endringer, slik at både tidligere og gjeldende vilkår blir registrert riktig.

3. Kontroller kontraktsobjektene

Gå gjennom hva leietakeren leier, og hvilke vilkår som er registrert. Sammenlign med både hovedavtalen og senere tilleggsavtaler.

Kontroller særlig:

• Perioden: Startdato, eventuell sluttdato, signeringsdato, bindingstid og oppsigelsestid. Sluttdatoen er den siste dagen leietakeren disponerer lokalet.
• Areal og parkering: Avtalt areal, eventuelt faktisk areal og antall parkeringsplasser.
• Leien: Årlig basisleie uten MVA, rabatter og eventuelle leietrinn.
• MVA: Avtalt bruk og om leien skal faktureres med MVA.
• Indeksregulering: Opprinnelig kontraktsindeks, referansemåned, første reguleringsdato og beregningsmåte.

Hvis leien allerede er indeksregulert, kontroller at tidligere reguleringer er riktig representert. Behold basisleien som utgangspunkt, og registrer reguleringen separat.

Se kontraktsobjekter og tidligere reguleringer for eksempler.

4. Gjør kontrakten klar for oppfølging

Legg inn kontakt-e-post på kontrakten, slik at varsler kan sendes til riktig mottaker. Sett opp avsendernavn, svaradresse og signatur på eiendommen.

Velg om indeksregulering skal lagres automatisk, eller om du vil kontrollere og lagre hver regulering selv. Indeksvarsler må godkjennes før sending, også når selve reguleringen lagres automatisk.

Når opplysningene er kontrollert og du skal ta kontrakten i bruk, velger du «Aktiver kontrakten». Kontrakten må være aktiv for å sende fakturaer, varsler og annen kommunikasjon.

Les mer om kontraktens statuser og kommunikasjon og varsler.

5. Sett opp fakturering hvis Rentega skal håndtere den

Kontroller faktureringsoppsettet: hvilke kontraktsobjekter som skal faktureres sammen, periodene og forfallsreglene. Opprett deretter en fakturaflyt med ønsket innhold, tidspunkter og økonomisystem.

Velg riktig første faktura Rentega skal håndtere. Har dere allerede fakturert til og med desember, skal Rentega normalt begynne med januar. Kontroller dette mot økonomisystemet, slik at overgangen verken gir dobbeltfakturering eller et opphold.

Se gjennom det første fakturagrunnlaget og datoene før det overføres til økonomisystemet. Kontroller også at kunden og produktene i integrasjonen er riktige.

Faktureringsoppsett og fakturaflyt er to separate deler. Du kan bruke Rentega til oversikt og oppfølging av leieforholdene uten å opprette en fakturaflyt.

Følg forklaringen av fakturering når du setter opp denne delen.

Fortsett med resten av eiendommen

Registrer de øvrige leieforholdene på samme måte. Kontroller at alle relevante kontrakter og endringer er med fra datoen du har satt for komplette leiedata.

Når den første eiendommen er på plass, kan du følge samme rekkefølge for resten av porteføljen.