Kontrakter

En kontrakt i Rentega samler leieforholdet mellom én leietaker og én eiendom. Her finner du det som hører til avtalen, som kontraktsobjekter, dokumenter, garantier og fakturering.

Eiendom, leietaker og kontraktsobjekter

Kontrakten knytter sammen hvem som leier, og hvilken eiendom de leier på. Hva leietakeren leier, og på hvilke vilkår, registrerer du i ett eller flere kontraktsobjekter.

Del	Hva den beskriver
Eiendom	Eiendommen leieforholdet gjelder.
Leietaker	Virksomheten eller personen som leier.
Kontrakt	Avtalen som samler leieforholdet.
Kontraktsobjekt	Det som leies, med tilhørende periode, areal, leie og øvrige vilkår.

Eksempel: Et selskap leier fem kontorer og fire parkeringsplasser på samme eiendom. Du oppretter en kontrakt for selskapet. Kontorene kan samles i ett kontraktsobjekt. Parkeringen kan inngå i det samme objektet, eller være et eget hvis den har egne vilkår eller skal vises separat i rapporteringen og på fakturaen.

Les mer om hvordan du deler inn kontraktsobjekter.

Når trenger du en egen kontrakt?

En kontrakt bør normalt representere et sammenhengende leieforhold på en eiendom. Kontraktsobjektene kan endres underveis, mens kontrakten samler leieforholdet over tid.

Leieforhold med ulike leietakere eller på ulike eiendommer registreres på separate kontrakter. Den samme leietakeren kan derfor ha flere kontrakter i Rentega.

Hvis leietakeren flytter ut og senere kommer tilbake, anbefaler vi å opprette en ny kontrakt. Det gjør det tydelig at det tidligere leieforholdet er avsluttet, og at et nytt har begynt. Dette er en anbefaling, ikke et strengt krav i Rentega.

Eksempel: Leietakeren flytter ut 31. mars og leier på eiendommen igjen fra 1. september. Opprett da en ny kontrakt fra september, fremfor å legge et nytt kontraktsobjekt på den gamle kontrakten med et opphold imellom.

Du kan også ha flere kontrakter for samme leietaker på samme eiendom hvis det er separate avtaler som skal følges opp hver for seg. Flere lokaler eller ulike leievilkår innenfor den samme avtalen kan derimot håndteres med flere kontraktsobjekter.

Opprette en kontrakt

Når du oppretter en kontrakt, registrerer du:

• Kontraktsnavn: Et navn som gjør avtalen lett å kjenne igjen, for eksempel «Eksempel AS – kontorer i 3. etasje».
• Eiendom: Eiendommen leieforholdet gjelder.
• Leietaker: Velg en eksisterende leietaker, eller opprett en ny virksomhet eller privatperson.
• Kontakt-e-post: En valgfri e-postadresse hvis dere trenger en egen kontakt på kontrakten.

Kontrakten opprettes som et utkast. Deretter legger du til kontraktsobjekter med perioder, areal, leie og øvrige vilkår.

Følg veiledningen Legg inn en kontrakt for opprettelse fra dokument eller manuell registrering.

Hva samles på kontrakten?

Kontraktsobjekter og leievilkår

Kontraktsobjektene beskriver innholdet i avtalen. Hvert objekt har sin egen periode og sine egne vilkår for blant annet leie, MVA og indeksregulering.

Fakturering

Faktureringsoppsettet på kontrakten bestemmer hvilke kontraktsobjekter som skal faktureres sammen, hvor ofte det skal faktureres, og hvilke betalingsfrister som gjelder. Leiebeløpene bygger på vilkårene i kontraktsobjektene.

Les mer om faktureringsoppsett, fakturaflyt og fakturagrunnlag.

Dokumenter og garantier

Knytt leieavtalen, vedlegg og tilleggsavtaler til kontrakten, slik at dokumentasjonen er samlet med de registrerte opplysningene. Her følger du også opp avtalte garantier og sikkerhetsstillelser.

Dokumentene viser hva som er avtalt. Opplysningene du registrerer i Rentega, brukes videre i beregninger, rapportering og fakturering. Sørg derfor for at de samsvarer med avtalen.

Les mer om dokumenter, inkludert innlesing av leieavtaler og håndtering av tilleggsavtaler.

Utkast, aktiv og arkivert

Statusen bestemmer hva kontrakten kan brukes til. Bruk utkast mens du klargjør avtalen, aktiv mens du følger opp leieforholdet, og arkivert når alt arbeid er ferdig.

Utkast: klargjør avtalen

I et utkast kan du registrere og rette opplysninger, sette opp kontraktsobjekter og gjøre avtalen klar til bruk.

Så lenge kontrakten er et utkast, kan den ikke delta i felleskostnader. Du kan heller ikke sende fakturaer, varsler eller annen kommunikasjon fra kontrakten. Indeksregulering går som normalt, men reguleringsvarsler kan ikke sendes ut.

Utkast er som standard utelatt fra rapportering. Du kan ta dem med ved å velge å inkludere utkast i rapporten.

Aktiv: følg opp leieforholdet

Velg «Aktiver kontrakten» når opplysningene er klare og du skal ta kontrakten i bruk. Kontrakten må være aktiv for å delta i felleskostnader og for å sende fakturaer, varsler og annen kommunikasjon.

Behold kontrakten aktiv så lenge det gjenstår arbeid med leieforholdet. Det gjelder også etter at leietakeren har flyttet ut, for eksempel hvis kontrakten fortsatt deltar i et felleskostnadsbudsjett som skal ferdigstilles.

Arkivert: arbeidet er ferdig

Arkiver kontrakten når leieforholdet er avsluttet og den ikke lenger skal brukes i arbeid. Da tas den ut av de vanlige listene, mens historikken fortsatt inngår i rapporteringen. Du kan ikke sende varsler eller annen kommunikasjon fra en arkivert kontrakt.

Før du kan arkivere kontrakten, må alle felleskostnadsbudsjetter den deltar i være ferdigbehandlet og arkivert. Frem til da må kontrakten stå som aktiv.

Leieperiodene styres av start- og sluttdatoene på kontraktsobjektene. Registrer riktig sluttdato når leieforholdet opphører, og arkiver kontrakten når også den resterende oppfølgingen er ferdig.

Kontraktskvote og prising

Har dere et abonnement med kontraktskvote eller prising per kontrakt, slutter kontrakten å telle med først når den er arkivert. En passert sluttdato eller status som utkast tar den ikke ut av kvoten eller prisgrunnlaget.

Når avtalen endres

Kontrakten kan fortsatt samle leieforholdet når vilkårene endres. Hvis dere for eksempel avtaler et større areal eller nye leievilkår, avslutter du normalt det gamle kontraktsobjektet og oppretter et nytt under samme kontrakt fra dagen etter.

Da beholder du både tidligere og gjeldende vilkår samlet. Knytt også en eventuell tilleggsavtale til kontrakten.

Følg veiledningen Tilleggsavtaler og endringer for fremgangsmåten.