Eiendommer

En eiendom i Rentega samler arealene og leieforholdene på eiendommen dere eier eller forvalter. Her registrerer du grunnopplysninger om eiendommen, hvilke arealer den består av, og fra når den skal inngå i oversikter og rapportering.

Eiendom, enheter og kontrakter

Eiendommen er det felles utgangspunktet for den fysiske oversikten og avtalene med leietakerne.

Del	Hva den beskriver
Eiendom	Eiendommen dere eier eller forvalter, med samlede arealer og tilhørende leieforhold.
Enhet	Et fysisk areal på eiendommen, for eksempel et kontorlokale, et lager eller et fellesareal.
Kontrakt	Leieforholdet mellom eiendommen og én leietaker.
Kontraktsobjekt	Det leietakeren leier, med periode, areal, leie og øvrige vilkår.

Eksempel: Storgata 1 har kontorer i to etasjer og et lager i kjelleren. Du registrerer Storgata 1 som en eiendom og kan dele de fysiske arealene inn i enheter. Avtalene med leietakerne registreres som kontrakter, med ett eller flere kontraktsobjekter på hver kontrakt.

Navn og eiendomsselskap

Eiendomsnavnet er navnet som brukes i oversikter og kommunikasjon. Bruk et navn dere og leietakerne kjenner igjen, for eksempel «Storgata 1».

Foretaksnavn og organisasjonsnummer beskriver foretaket leietakeren leier eiendommen fra, for eksempel «Storgata 1 Eiendom AS». Eiendomsnavnet og foretaksnavnet kan altså være forskjellige.

Overtakelse og avslutning

Overtakelsesdato er den første datoen eiendommen skal inngå i oversikter og historikk. Bruk datoen dere overtok eiendommen eller startet forvaltningen som skal følges opp i Rentega.

Så lenge eiendommen fortsatt inngår i porteføljen, lar du «Ikke avsluttet» være valgt. Når eierskapet eller forvaltningen opphører, registrerer du en avslutningsdato. Denne er den siste dagen eiendommen skal inngå i perioden.

Disse datoene gjelder eiendommen som helhet. Periodene for de enkelte leieforholdene registreres på kontraktsobjektene.

Arealer

På eiendommen registrerer du den samlede arealfordelingen i m².

Arealtype	Hva du registrerer
Eksklusivt areal	Areal som kan disponeres av den enkelte leietaker, for eksempel kontorer, butikker og lagerlokaler. Ta også med slike arealer som står ledige.
Fellesareal	Areal som deles mellom leietakerne, for eksempel felles inngangspartier, korridorer og toaletter.
Ikke-utleibart areal	Areal som ikke kan leies ut, for eksempel tekniske rom.

Utleibart areal er summen av eksklusivt areal og fellesareal. Totalt areal inkluderer også det ikke-utleibare arealet.

Eksempel: En eiendom har 1 000 m² eksklusivt areal, 200 m² fellesareal og 50 m² ikke-utleibart areal. Utleibart areal er da 1 200 m², og totalt areal er 1 250 m².

Eiendommens arealfordeling beskriver hele eiendommen. På kontraktsobjektene registrerer du leietakernes avtalte og faktiske leieareal, inkludert deres andel av fellesarealer. Fellesarealet registreres derfor én gang i eiendommens arealfordeling, selv om det er fordelt mellom flere leietakere i kontraktene.

Når arealene endrer seg

Hvis eiendommen bygges om eller arealfordelingen endres, legger du til en ny arealregistrering med en «Gyldig fra»-dato. Den nye fordelingen gjelder fra denne datoen og frem til neste registrering.

For eksempel kan 100 m² teknisk areal bli bygget om til lager fra 1. juli. Registrer da en ny fordeling fra 1. juli, med tilsvarende økning i eksklusivt areal og reduksjon i ikke-utleibart areal. Den tidligere fordelingen beholdes for historiske oversikter og beregninger.

Bruk redigering av en eksisterende registrering når du skal rette en feil. Bruk en ny datert registrering når arealet faktisk endres.

Komplett leiedata og rapportering

Du kan ha eid en eiendom lenge før du begynner å bruke Rentega. Det betyr ikke nødvendigvis at alle gamle kontrakter og endringer er registrert i systemet.

«Komplett leiedata fra» er datoen Rentega skal legge til grunn at alle leieforhold som løper på eiendommen, er registrert med riktige perioder og arealer. Det omfatter også avtaler som startet før datoen, og alle senere endringer.

Fra og med denne datoen tolkes utleibart areal som ikke er dekket av registrerte leieforhold, som ledig i rapportering basert på arealhistorikken. Rentega kan ikke vite om et manglende leieforhold skyldes at lokalet står tomt, eller at du har glemt å registrere kontrakten.

Har eiendommen for eksempel 1 000 m² utleibart areal, men bare 800 m² er dekket av registrerte leieforhold på en dato, vil de resterende 200 m² bli regnet som ledige. Det gjelder selv om arealet faktisk er utleid gjennom en kontrakt som ennå ikke er registrert.

Ved overgangen til enhetsbasert rapportering gjelder egne krav om eksplisitt tilknytning og ledighet. Se reglene for enheter og tilknytning, som er under utvikling.

Eksempel: Dere overtok eiendommen i 2020, men har bare registrert fullstendige leiedata fra 1. januar 2026. Sett overtakelsesdatoen til datoen i 2020 og «Komplett leiedata fra» til 1. januar 2026.

Under «Historikk før komplett leiedata» velger du hvilken konsekvens dette skal få:

Utelat eiendommen: vis tall for en del av porteføljen

Rentega beregner tallene uten denne eiendommen før datoen for komplett leiedata. Både eiendommens areal og leieforhold holdes utenfor beregningen.

Du får dermed et tall basert på de øvrige eiendommene som har komplette data. Tallet representerer ikke hele porteføljen du eide på den datoen. Velg dette hvis du ønsker å se tallene som kan beregnes, selv om deler av porteføljen mangler.

Stopp porteføljetall: krev et komplett grunnlag

Rentega regner eiendommen som en del av porteføljen fra overtakelsen. Hvis et samlet tall omfatter en dato eller periode der eiendommen mangler komplette leiedata, vises ikke tallet.

Du får altså ikke et samlet porteføljetall når grunnlaget er ufullstendig. Velg dette hvis tallene du får opp, skal representere hele den valgte porteføljen.

Eksempel: ledighet i to eiendommer

Du eide to eiendommer 1. juli 2025. For eiendom A har du komplette leiedata: 100 av 1 000 m² var ledige, altså 10 %. For eiendom B mangler du leiedata på denne datoen.

Valg for eiendom B	Hva får du se for 1. juli 2025?
Utelat eiendommen	Ledigheten beregnes til 10 %, basert på eiendom A alene. Du vet fortsatt ikke hva ledigheten var for A og B samlet.
Stopp porteføljetall	Ingen samlet ledighetsprosent for A og B, fordi leiedataene for B mangler.

Fra datoen for komplett leiedata tas eiendommen med i beregningen ved begge valg. Hvis du senere registrerer den manglende historikken, kan du flytte datoen bakover.

Enheter og MVA-oppfølging

Enhetene gir en mer detaljert oversikt over de fysiske arealene. Du kan koble arealer til kontraktsobjekter og registrere hvilke arealer som er ledige.

På eiendommen finnes også to datoer for denne oppfølgingen:

Enhetsdata skal være korrekte fra: Fra denne datoen skal enhetene dekke hele eiendommens arealhistorikk. Utleiearealet i de eksklusive enhetene må være fullstendig fordelt til kontraktsobjekter eller eksplisitt registrert ledighet til og med i dag. Etter de nye reglene skal rapporteringen bruke arealhistorikken frem til dagen før denne datoen, og enhetene fra og med datoen.
MVA-bruk følges opp fra: Den første MVA-terminen dere skal følge opp. Velg starten på terminen: 1. januar, mars, mai, juli, september eller november.

Disse datoene gjelder egne deler av oppfølgingen og kan være forskjellige fra datoen for komplett leiedata.

Disse reglene for enheter og rapportering er under utvikling og er ennå ikke fullt implementert. Se enheter og tilknytning for arealdekning, historikk og antatt fremtidig ledighet.

Kommunikasjon fra eiendommen

Under innstillingene kan du angi avsendernavn, svaradresse og e-postsignatur for e-poster fra eiendommen, som indeksvarsler og forespørsler om leietakererklæringer.

Bruk en svaradresse som følges opp, slik at leietakernes svar kommer til riktig person eller team. Hvis avsendernavn og signatur står tomme, brukes foretaksnavnet som avsendernavn og foretaksnavn med organisasjonsnummer som signatur.

Utkast og aktiv eiendom

Velg utkast mens registreringen av eiendommen er under arbeid. Utkast er som standard utelatt fra rapportering. Sett eiendommen til aktiv når opplysningene er klare til bruk.

Kontraktene på eiendommen har sin egen status. Les mer om utkast, aktive og arkiverte kontrakter.