Kommunikasjon og varsler

Under Kommunikasjon følger du opp e-post til leietakerne. Her finner du både meldinger du skriver selv, og varsler Rentega oppretter som del av arbeidet med leieforholdene, for eksempel indeksvarsler.

Oversikten over meldinger

Visning	Hva du finner her
Krever handling	Meldinger som må kontrolleres og godkjennes før de kan sendes.
Utboks	Utsendelser som venter på sending, er satt på pause eller fortsatt har mottakere igjen.
Historikk	Oversikt over tidligere utsendelser og resultatet for mottakerne.

Åpne en melding for å se innhold, mottakere og status. En utsendelse kan omfatte flere mottakere, og resultatet kan være forskjellig for hver av dem.

Skrive en egen melding

Velg «Ny melding» for å sende informasjon til leietakere på én eller flere eiendommer. Det kan for eksempel være informasjon om vedlikehold, stenging av vann eller endrede adgangsrutiner.

Velg eiendommer og mottakere, skriv emne og melding, og kontroller avsendernavnet. Deretter velger du:

Send nå: Meldingen legges til sending med en gang.
Planlegg utsending: Velg dato og klokkeslett for sendingen.

Meldinger kan planlegges opptil seks måneder frem i tid. Kontroller mottakerlisten etter at du har valgt dato, siden leieperiodene kan påvirke hvem som er aktuelle mottakere.

Hvem får meldingen?

Mottakeradressene hentes fra kontakt-e-post på kontraktene. Samme leietaker kan ha forskjellige kontaktadresser for ulike leieforhold. Les mer om kontakt-e-post på kontrakten.

For egne eiendomsmeldinger er mottakere med leieforhold som løper på sendedatoen, valgt som utgangspunkt. Listen kan også vise mottakere med nylig avsluttede eller kommende leieperioder. Du velger selv hvem som skal få meldingen blant de tilgjengelige mottakerne.

Hvis flere kontrakter har samme e-postadresse, samles de til én mottaker i den samme eiendomsmeldingen. Antall mottakere kan derfor være lavere enn antall kontrakter.

Under «Får ikke melding» ser du mottakere som er utelatt, for eksempel fordi kontrakten mangler e-postadresse eller adressen er blokkert. Kontroller også denne listen før du sender.

Kontrakten må være aktiv for at kommunikasjon skal kunne sendes. Utkast og arkiverte kontrakter brukes ikke til utsending. Se kontraktens statuser.

Avsender og svaradresse

På eiendommen registrerer du avsendernavn, svaradresse og e-postsignatur. Avsendernavnet er navnet leietakeren ser i Fra-feltet. Svaradressen bestemmer hvor svarene fra leietakeren går.

Bruk en svaradresse dere følger opp. Svar på e-posten går til denne adressen og må følges opp der.

Når du skriver en egen melding, kan du tilpasse avsendernavnet. Ved utsending fra flere eiendommer brukes felles innstillinger der de samsvarer. Har eiendommene ulike svaradresser eller signaturer, er det nyttig å sende separate meldinger når disse skal følge den enkelte eiendommen.

Les mer om kommunikasjon fra eiendommen.

Varsler som krever godkjenning

Noen varsler opprettes av Rentega på grunnlag av registrerte opplysninger. Indeksvarsler bygger for eksempel på lagrede indeksreguleringer og må godkjennes før sending.

Under «Krever handling» kontrollerer du innhold og mottakere. Du kan godkjenne én eller flere meldinger og velge «Godkjenn og send nå» eller «Godkjenn og planlegg».

Velger du «Avvis», blir meldingen ikke sendt. Du kan legge til et internt notat om hvorfor du avviser den.

Indeksvarsler kan ikke redigeres som vanlig meldingstekst, fordi innholdet bygger på de registrerte reguleringene. Hvis innholdet er feil, må du kontrollere reguleringsgrunnlaget før varselet godkjennes. Les mer om varsling ved indeksregulering.

Følge opp utboksen

I utboksen ser du hva som gjenstår før utsendelsen er ferdig. Du kan sette en ventende utsendelse på pause og senere velge «Gjenoppta».

Pause stopper videre sending. Den trekker ikke tilbake meldinger som allerede er sendt, og en sending som allerede er i gang, kan ha kommet videre før pausen trer i kraft.

For meldinger som kan redigeres, kan du endre innhold og sendetidspunkt mens de fortsatt er åpne for endring. Endringene skriver ikke om e-post som allerede er sendt til en mottaker.

«Delvis sendt» betyr at noen mottakere har fått meldingen sendt, mens andre fortsatt gjenstår eller trenger oppfølging. Åpne utsendelsen for å se hvilke mottakere det gjelder.

Sendt, levert og feilet

Utsendelsens samlede status gir en oversikt. Leveringsstatusen hos den enkelte mottakeren gir mer informasjon om hva som faktisk har skjedd.

Status	Hva den betyr
Sendt – levering ikke bekreftet	E-posten er sendt fra e-posttjenesten, men levering er ennå ikke bekreftet.
Levert	E-posttjenesten har bekreftet levering til mottakerens e-postserver.
Levering forsinket	Leveringen er forsinket. Følg med på videre status.
Avvist av mottakers server	Mottakerens e-postserver har avvist meldingen.
Feilet ved sending	Sendeforsøket feilet. Kontroller feilmeldingen.
Ikke sendt eller blokkert	Meldingen er ikke sendt til mottakeren. Se årsaken i detaljene.

En adresse kan bli blokkert etter en permanent avvisning eller hvis mottakeren har markert en tidligere e-post som spam. Kontroller årsaken og kontaktopplysningene før videre oppfølging.

Når et mislykket sendeforsøk kan prøves igjen, vises «Prøv feilede mottakere på nytt». Bruk denne handlingen for de feilede mottakerne, slik at du unngår å opprette en ny utsendelse til alle som allerede har fått meldingen.

Fakturaer sendes gjennom økonomisystemet

Fakturaer følger fakturaflyten og sendes gjennom økonomisystemet. Oppfølging av fakturautsending skjer derfor i økonomisystemet, mens kommunikasjon og varsler fra Rentega følges opp her.