Kontraktsobjekter

Et kontraktsobjekt beskriver hva leietakeren leier, i hvilken periode og på hvilke vilkår. Her registrerer du blant annet areal, leie, rabatter, MVA og indeksregulering.

Kontrakt og kontraktsobjekt

I Rentega knytter en kontrakt én leietaker til én eiendom. Kontrakten samler ett eller flere kontraktsobjekter.

Samle det som naturlig hører sammen i ett kontraktsobjekt: arealer og eventuelle parkeringsplasser som har en felles avtalt leie, samme varighet og samme indeksregulering. Leier en leietaker fem kontorer til én samlet leie på like vilkår, kan alle fem inngå i ett kontraktsobjekt.

Bruk flere kontraktsobjekter når delene har egne vilkår, eller når du ønsker å skille leien i rapporteringen. Leien for hvert kontraktsobjekt vises som en egen linje på fakturaen. Oppdelingen bestemmer dermed både hva leietakeren ser på fakturaen, og hva du kan følge opp hver for seg i rapportene.

Et kontraktsobjekt beskriver også vilkårene for leien. En enhet beskriver det fysiske arealet på eiendommen. Du trenger derfor ikke ett kontraktsobjekt per kontor eller enhet. Les mer om enheter og tilknytning.

Når betingelsene endrer seg

Når dere avtaler nye vilkår fra en bestemt dato, bør du normalt avslutte det eksisterende kontraktsobjektet og opprette et nytt fra dagen etter. Det kan for eksempel gjelde en utvidelse av leiearealet, reforhandlet leie eller nye regler for indeksregulering.

Slik bevarer du hvilke vilkår som gjaldt før og etter endringen. Hvis du overskriver opplysningene på det gamle objektet, kan det påvirke historiske oversikter og beregninger.

Eksempel: Leietakeren utvider fra 300 til 400 m² fra 1. juli 2027, og dere avtaler nye vilkår for hele arealet.

Kontraktsobjekt	Periode	Areal
Eksisterende vilkår	Til og med 30. juni 2027	300 m²
Nye vilkår	Fra og med 1. juli 2027	400 m²

Sett sluttdatoen på det gamle objektet til 30. juni, og opprett det nye under samme kontrakt med startdato 1. juli. Kontroller at periodene følger hverandre uten overlapp eller opphold når leieforholdet skal fortsette sammenhengende.

Avtalte leietrinn og rabatter som allerede inngår i avtalen, registrerer du som flere leieperioder på samme kontraktsobjekt. Vanlig indeksregulering håndteres også på det eksisterende objektet. Retting av feilregistrerte opplysninger kan gjøres direkte på objektet.

Periode

Perioden angir når kontraktsobjektet gjelder. Du må alltid registrere en startdato, uansett om varigheten er fast eller løpende.

Fast eller løpende varighet

Med fast varighet registrerer du både startdato og sluttdato. Med løpende varighet registrerer du startdato og slår på «Løpende varighet». Da har objektet ingen fast sluttdato.

Sluttdatoen er inklusiv: Den er den siste dagen leietakeren disponerer lokalet under dette kontraktsobjektet. Skal lokalet disponeres til og med 31. desember, er sluttdatoen 31. desember – ikke 1. januar.

Ved nye vilkår kan leietakeren fortsette å disponere lokalet gjennom et nytt kontraktsobjekt fra neste dag.

Signeringsdato

«Signert dato» er datoen avtalen om å leie kontraktsobjektet ble signert. Denne kan være tidligere enn startdatoen. Slå på «Kontraktsobjektet er signert» og registrer datoen. Er avtalen ennå ikke signert, kan du legge inn datoen senere.

Rentega bruker datoen som grunnlag for MVA-vurderinger, fordi en signert avtale kan gi grunnlag for fradrag før leietakeren overtar lokalene.

Bindingstid

Bindingstid er særlig relevant ved løpende varighet, der avtalen ofte har en innledende periode med binding. Slå på «Registrer bindingstid» og oppgi den siste dagen i bindingstiden i «Bindingstid til og med».

Bindingstidens slutt er ikke kontraktsobjektets sluttdato. Et løpende leieforhold fortsetter etter bindingstiden, med de oppsigelsesvilkårene som er avtalt.

Oppsigelsestid

Oppsigelsestiden beskriver hvor lenge leieforholdet løper etter oppsigelse, etter reglene i avtalen. Slå på «Registrer oppsigelsestid» og oppgi antall hele måneder.

Dette er mest relevant ved løpende varighet, men kan også registreres ved fast varighet når avtalen har en oppsigelsesadgang. Registrer bindingstid og oppsigelsestid hver for seg. Avtalen avgjør hvordan fristen regnes, og om oppsigelse kan gis i bindingstiden.

Areal og parkeringsplasser

Kontraktsareal

Kontraktsarealet er det avtalte leiearealet (BTA), inkludert leietakerens andel av fellesarealer. Oppgi arealet i m² slik det står i kontrakten. Dette brukes i oversikter, beregninger og rapportering.

Hvis avtalen oppgir 250 m² eksklusivt areal og 50 m² som andel av fellesarealer, registrerer du 300 m² som kontraktsareal.

Faktisk leieareal

Faktisk leieareal er arealet leietakeren faktisk disponerer. Hvis dette er større eller mindre enn kontraktsarealet, registrerer du forskjellen ved å oppgi begge arealene. Slik kan du representere overleie eller underleie og skille mellom avtalt og faktisk areal i rapporteringen.

Står det for eksempel 300 m² i kontrakten, mens det faktiske leiearealet er 280 m², registrerer du 300 m² som kontraktsareal og 280 m² som faktisk leieareal. Begge tallene skal være leieareal (BTA), inkludert andelen av fellesarealer.

Faktisk leieareal brukes når du kobler kontraktsobjektet til en enhet, og som standard arealgrunnlag ved felleskostnadsberegninger. Behold kontraktsarealet slik det er avtalt. Hvis dere inngår en ny avtale om et endret leieareal, følger du fremgangsmåten for endrede betingelser.

Parkeringsplasser

Registrer antallet parkeringsplasser som inngår i kontraktsobjektet. Sett antallet til 0 hvis objektet ikke omfatter parkering.

Et kontraktsobjekt kan inneholde både areal og parkeringsplasser. Er parkeringsleien bakt inn i den samlede leien, inngår den også i leien som rapporteres på arealet, blant annet som leie per m².

Vil du følge parkeringsinntektene separat, kan du legge parkeringen i et eget kontraktsobjekt. Det forutsetter at du vet hvor mye av leien som gjelder parkering. Husk å trekke det samme beløpet fra leien på objektet med arealet, slik at samlet leie blir riktig.

Eksempel: Av en samlet årsleie på 600 000 kroner gjelder 60 000 kroner parkering. Registrer da 540 000 kroner på kontraktsobjektet for lokalene og 60 000 kroner på kontraktsobjektet for parkeringen. Leien vises som to separate linjer på fakturaen.

Eget kontraktsobjekt er også nyttig når parkeringen har andre vilkår, for eksempel en annen varighet eller indeksregulering.

Leie

Leien registreres som basisleie, altså leien før eventuell indeksregulering. Oppgi årsbeløp uten MVA, også når leien faktureres månedlig eller kvartalsvis.

Enkel registrering

Velg «Enkel» når basisleien er den samme gjennom hele perioden og avtalen ikke har rabatter. Da registrerer du én årsleie.

Er avtalt månedsleie 50 000 kroner, er årsleien 600 000 kroner. Hvordan beløpet faktureres, settes opp separat på kontrakten.

Flere leieperioder og rabatter

Velg «Avansert» når avtalen inneholder flere leietrinn eller rabatter. Når du senere redigerer basisleien, heter denne registreringsmåten «Periodevis».

Hver leieperiode har en årsleie og en eventuell årlig rabatt. Første periode starter ved kontraktsobjektets startdato. For de neste periodene registrerer du en «Fra dato». Den foregående perioden varer til og med dagen før neste begynner. Siste periode følger kontraktsobjektets sluttdato eller løper videre hvis objektet har løpende varighet.

Bruk rabattfeltet når reduksjonen er en avtalt rabatt. Da kan du se ordinær basisleie, rabatt og leie etter rabatt hver for seg i rapporteringen. Registrerer du bare en lavere årsleie, blir det ikke synlig hvor mye som er gitt i rabatt.

Ved fullt leiefritak setter du den årlige rabatten lik årsleien for perioden. Når rabatten opphører, legger du inn en ny periode uten rabatt.

Eksempel: leiefritak etterfulgt av trappetrinnsleie

Avtalen har en ordinær årsleie på 600 000 kroner, fullt leiefritak de første tre månedene og deretter redusert leie ut det første året.

Periode	Årsleie	Årlig rabatt	Leie etter rabatt, på årsbasis
1. januar–31. mars 2027	600 000 kr	600 000 kr	0 kr
1. april–31. desember 2027	600 000 kr	120 000 kr	480 000 kr
Fra 1. januar 2028	600 000 kr	Ingen	600 000 kr

Beløpene i tabellen er årsbeløp før indeksregulering og MVA, ikke summen som skal betales for hver periode. Rentega beregner leien for den delen av året perioden gjelder. Også rabatten skal oppgis på årsbasis, selv om den bare gjelder noen måneder.

Hvis avtalen har ulike basisleier per trinn, registrerer du årsleien som gjelder i hvert trinn. Du trenger ikke opprette et nytt kontraktsobjekt for hvert leietrinn som allerede er avtalt.

MVA

I MVA-steget registrerer du både hva kontrakten sier om bruken av arealet, og hvordan kontraktsobjektet skal faktureres.

Felt	Hva du registrerer
Avtalt bruk av arealet	Beskriv hvilken virksomhet som drives, og hvordan lokalene brukes, for eksempel «Utvikling og salg av programvare, med kontorplasser for ansatte». Dette gir et bedre grunnlag for MVA-vurderingen enn bare «kontor».
MVA-bruk i kontraktsgrunnlaget	Velg merverdiavgiftspliktig bruk, kompensasjonsberettiget bruk, merverdiavgiftsunntatt bruk eller blandet bruk (myldreareal), ut fra kontraktsgrunnlaget.
Skal faktureres med MVA	Angi om leie og felleskostnader for kontraktsobjektet skal faktureres med MVA.

Opplysningen om MVA-bruk inngår som dokumentasjon når MVA-status for eiendommens enheter vurderes senere. Faktureringsvalget styrer MVA på leie og felleskostnader. Det er dermed viktig å registrere begge opplysningene riktig.

Hvis merverdiavgiftspliktig og merverdiavgiftsunntatt bruk kan avgrenses til faste arealer, må arealet deles i egne enheter med én status per enhet. «Blandet bruk (myldreareal)» gjelder når det samme arealet brukes til begge formål.

Husk også å registrere signeringsdatoen, som dokumenterer når avtalen ble inngått.

Indeksregulering

Velg om kontraktsobjektet skal indeksreguleres. Hvis avtalen skal følge konsumprisindeksen (KPI), registrerer du reguleringsvilkårene fra kontrakten.

Felt	Betydning
Første regulering fra	Datoen den første indeksreguleringen skal gjelde fra, for eksempel 1. januar 2028. Den kan være før leiestart hvis dette er avtalt.
Opprinnelig kontraktsindeks	Måneden og året som er utgangspunktet for reguleringen.
Referansemåned	Indeksmåneden som brukes ved hver årlige regulering.
Beregningsmåte	Om reguleringen skal beregnes mot opprinnelig kontraktsindeks eller år for år.

Mot opprinnelig kontraktsindeks er den anbefalte beregningsmåten. Den sammenligner referanseindeksen med det opprinnelige utgangspunktet ved hver regulering. Bruk denne med mindre du trenger en av tilpasningene nedenfor.

År for år bygger videre på forrige reguleringsår. Velg denne når:

• Avtalen har en bestemt andel av indeksendringen, et minimum eller et maksimum for årlig regulering.
• Du skal bygge videre på en manuelt registrert regulering, for eksempel ved overtakelse av en eldre kontrakt der tidligere reguleringer avviker fra det Rentega ville beregnet.

Den manuelle reguleringen må være registrert på en årlig reguleringsdato for å brukes som grunnlag videre. Reguleres leien 1. januar hvert år, må også den manuelle reguleringen som skal videreføres gjelde fra 1. januar i det aktuelle året.

Angi også om leien skal kunne reguleres under den opprinnelige kontraktsindeksen. Velg innstillingene som følger av avtalen.

Med fullautomatisk indeksregulering lagres klare reguleringer automatisk når indeksdata er tilgjengelige. Når fullautomatikk er av, beregnes det fortsatt forslag, men disse må lagres manuelt.

Reguleringsoppsettet beskriver hvordan leien skal reguleres. Hvis dere senere avtaler andre reguleringsvilkår, bør de gjelde på et nytt kontraktsobjekt fra endringsdatoen.

Les mer om indeksregulering, med regneeksempler, reguleringshistorikk og varsling av leietakeren.

Beskrivelser og oppsummering

Til slutt kontrollerer du opplysningene og registrerer fakturateksten. Bruk en beskrivelse leietakeren kjenner igjen, for eksempel «Kontorlokale, 3. etasje».

Hvis dere trenger en annen betegnelse i interne oversikter, slår du på «Vis intern beskrivelse». Ellers brukes fakturateksten også internt.