Fakturering
Fakturering i Rentega tar utgangspunkt i det som er registrert på kontrakten. Kontraktsobjektene beskriver hva leietakeren skal betale. Faktureringsoppsettet og fakturaflyten bestemmer hvordan og når dette skal faktureres.
Fra avtale til faktura
Section titled “Fra avtale til faktura”| Del | Hva den gjør |
|---|---|
| Kontraktsobjekt | Beskriver leien, rabattene, perioden og øvrige vilkår. |
| Faktureringsoppsett | Samler kontraktsobjektene som skal faktureres sammen, og bestemmer fakturaperioder og forfall. |
| Fakturaflyt | Bestemmer hva Rentega skal håndtere, når arbeidet skal skje, og hvordan grunnlaget skal overføres til økonomisystemet. |
| Fakturagrunnlag | Viser beregnede beløp og linjer for én fakturaflyt og én periode. |
| Faktura i økonomisystemet | Den faktiske fakturaen som opprettes og følges opp i økonomisystemet. |
Faktureringsoppsett
Section titled “Faktureringsoppsett”Faktureringsoppsettet ligger på kontrakten og beskriver hvordan betalingen er avtalt.
Hva skal faktureres sammen?
Section titled “Hva skal faktureres sammen?”Velg hvilke kontraktsobjekter som skal inngå i oppsettet. Kontorlokaler og parkeringsplasser kan for eksempel være to kontraktsobjekter i samme faktureringsoppsett. Da kan leien faktureres sammen, med egne linjer for hvert objekt.
Hvis kontorleien skal faktureres kvartalsvis og parkeringen månedlig, trenger de separate oppsett.
Fakturaperiode
Section titled “Fakturaperiode”Fakturaperioden er tidsrommet betalingen gjelder for. Du kan velge månedlig eller kvartalsvis, eller bruke avansert for et annet periodemønster.
Månedlig fakturering følger kalendermånedene. Kvartalsvis fakturering følger kalenderkvartalene, for eksempel 1. januar til og med 31. mars.
I avansert oppsett angir du antall måneder per periode og et periodeanker. Ankeret er en dato som starter en periode i mønsteret. Det bestemmer hvordan periodene deles inn, også bakover i tid. Hvilken faktura Rentega skal begynne å håndtere, velger du separat i fakturaflyten.
Forskudd, etterskudd og forfall
Section titled “Forskudd, etterskudd og forfall”Velg oppsettet som følger avtalen:
- Forskuddsfakturering: I denne malen settes forfall til første dag i perioden. Fakturadatoen kan legges før forfall.
- Etterskuddsfakturering: I denne malen settes forfall et valgt antall dager etter periodeslutt.
- Avansert: Angi egne regler for forfall med utgangspunkt i periodestart eller periodeslutt.
Forfallsdatoen er betalingsfristen. Fakturadatoen er datoen på fakturaen. Ingen av dem endrer hvilken periode leien gjelder for.
Du kan registrere et faktureringsoppsett uten å opprette en fakturaflyt. Da kan oppsettet brukes i rapporter, simuleringer og kontantstrøm, uten at Rentega begynner å håndtere faktureringen.
Fakturaflyt
Section titled “Fakturaflyt”Fakturaflyten beskriver arbeidet Rentega skal gjøre med utgangspunkt i faktureringsoppsettet. Her velger du innhold, første faktura, tidspunkt og økonomisystem.
Innhold
Section titled “Innhold”En fakturaflyt kan omfatte leie, akonto felleskostnader og felleskostavregning. Du kan samle innholdet eller fordele det på separate flyter. Det samme innholdet kan ikke dekkes av overlappende aktive flyter.
En vanlig grunn til å skille leie og felleskostnader er at de faktureres fra forskjellige selskaper. Leien kan for eksempel faktureres fra eiendomsselskapet, mens felleskostnadene faktureres fra et driftsselskap.
Da oppretter du én fakturaflyt for leie med eiendomsselskapets ERP-integrasjon, og én for felleskostnader med driftsselskapets ERP-integrasjon. Slik kommer fakturaene fra riktig selskap, selv om de gjelder samme kontrakt i Rentega.
Første faktura Rentega skal håndtere
Section titled “Første faktura Rentega skal håndtere”Velg fakturaen Rentega skal starte med. Tidligere fakturaer regnes som håndtert utenfor Rentega.
Eksempel: Leieforholdet startet i 2024, og dere har allerede fakturert til og med desember 2026 i økonomisystemet. Skal Rentega ta over fra januar 2027, velger du fakturaen for januar 2027 som den første. Kontraktsobjektets opprinnelige startdato beholdes.
Kontroller dette valget mot det som allerede er fakturert, slik at overgangen verken gir dobbeltfakturering eller et opphold.
Tidspunktene i flyten
Section titled “Tidspunktene i flyten”Du bestemmer når Rentega skal lage grunnlaget, når fakturaen eller kladden skal opprettes i økonomisystemet, og hvilken fakturadato den skal ha.
Eksempel på månedlig forskuddsfakturering:
| Hendelse | Dato i eksempelet |
|---|---|
| Rentega lager fakturagrunnlaget | 8. desember 2026 |
| Fakturaen opprettes i økonomisystemet | 18. desember 2026 |
| Fakturadato | 18. desember 2026 |
| Forfall | 1. januar 2027 |
| Perioden leien gjelder | 1.–31. januar 2027 |
Dette er et eksempel på valgte datoer. Bruk tidspunkter som passer avtalen og arbeidsrutinene deres.
Automatisk eller manuell opprettelse
Section titled “Automatisk eller manuell opprettelse”Med «Opprett fakturagrunnlag automatisk» på lager Rentega grunnlagene når de skal opprettes. Med valget av oppretter du hvert grunnlag selv fra arbeidslisten.
Økonomisystem og utsending
Section titled “Økonomisystem og utsending”I fakturaflyten velger du økonomisystem, kunde og hvilke produkter som skal brukes for fakturalinjene. Deretter velger du hva Rentega skal gjøre:
| Valg | Hva skjer videre? |
|---|---|
| Ingen integrasjon – håndteres av bruker | Du bruker grunnlaget til å opprette fakturaen selv i økonomisystemet og markerer grunnlaget som håndtert i Rentega. |
| Opprett i økonomisystemet | Rentega oppretter fakturaen eller kladden. Du følger opp ferdigstilling og utsending i økonomisystemet. I PowerOffice GO opprettes en fakturakladd. |
| Opprett og be økonomisystemet sende | Rentega oppretter og ber økonomisystemet sende. Utsendingen håndteres av økonomisystemet. |
Kontrakten må være aktiv for at fakturaer skal kunne sendes. Se kontraktens statuser.
Fakturagrunnlag og oppfølging
Section titled “Fakturagrunnlag og oppfølging”Fakturagrunnlaget viser beløpene for den aktuelle perioden, basert på registrert leie, rabatter, lagrede indeksreguleringer og annet innhold i flyten. Kontroller grunnlaget og datoene før det overføres.
Beløp og linjer beregnes fra opplysningene i Rentega. Hvis noe er feil, retter du opplysningene som beregningen bygger på. Det nyeste grunnlaget kan beregnes på nytt når det fortsatt er åpent for endring. Et grunnlag som allerede er overført, kan ikke overskrives på denne måten.
Statusen «Håndtert» betyr at Rentegas oppgave med grunnlaget er ferdig. Hva det innebærer, avhenger av flyten: opprettelse i økonomisystemet, akseptert forespørsel om utsending eller din bekreftelse på håndtering utenfor Rentega. Statusen bekrefter ikke at leietakeren har mottatt eller betalt fakturaen.
Hvis grunnlaget trenger oppfølging, kontroller meldingen og hva som faktisk har skjedd i økonomisystemet før du prøver igjen.
Når oppsettet skal endres eller avsluttes
Section titled “Når oppsettet skal endres eller avsluttes”Faktureringsoppsett og fakturaflyt kan endres frem til det første fakturagrunnlaget er opprettet. Etter dette må endringer i vilkår, innhold eller overføring håndteres ved å arkivere og opprette et nytt oppsett eller en ny flyt. Valget om automatisk opprettelse av grunnlag kan fortsatt endres på en aktiv flyt.
Velg riktig første faktura på den nye flyten, slik at den fortsetter der den forrige sluttet. Skal selve faktureringsoppsettet arkiveres, må de aktive flytene under det arkiveres først.
Arkivering av en fakturaflyt stopper opprettelsen av nye grunnlag. Grunnlag som allerede finnes, må fortsatt følges opp og kan fortsatt bli overført etter sine innstillinger.