Legg inn en kontrakt

Denne veiledningen tar deg fra leieavtalen til en registrert kontrakt med kontraktsobjekter. Ha hovedavtalen og eventuelle tilleggsavtaler tilgjengelig.

1. Avklar hva som skal registreres

Kontroller hvilken eiendom og leietaker avtalen gjelder. Søk etter leieforholdet i Rentega før du oppretter en ny kontrakt, slik at du unngår dobbeltregistrering.

Har leieforholdet allerede en kontrakt, og du skal legge inn en senere endring, følger du Tilleggsavtaler og endringer.

Registrerer du en eldre avtale, bruker du de avtalte periodene. Datoen du legger avtalen inn i Rentega, er ikke leieforholdets startdato. Ta med historikken som er nødvendig fra eiendommens dato for komplette leiedata.

2. Velg hvordan kontrakten skal opprettes

Fra et dokument

1. Gå til Dokumenter, velg «Last opp», og last opp leieavtalen.
2. Under «Opprett kontrakter» finner du avtalen og velger «Opprett kontrakt».
3. Følg innlesingen. Kontroller forslagene og fyll ut opplysninger når Rentega ber om en avklaring.
4. Åpne den opprettede kontrakten og kontroller resultatet mot avtalen.

Rentega bruker dokumentet til å registrere blant annet eiendom, leietaker og kontraktsobjekter. Dokumentet knyttes til kontrakten når opprettelsen er ferdig.

Last også opp eventuelle tilleggsavtaler og knytt dem til kontrakten. Kontroller endringene separat; opplasting av flere dokumenter betyr ikke at alle senere vilkår automatisk er tatt med.

Manuell registrering

1. Opprett kontrakten med et gjenkjennelig kontraktsnavn og velg eiendom.
2. Velg en eksisterende leietaker, eller registrer en ny virksomhet eller privatperson.
3. Legg inn kontakt-e-post hvis den er tilgjengelig.
4. Opprett ett eller flere kontraktsobjekter med det som leies og vilkårene fra avtalen.

Samle arealer som har felles leie og like vilkår i samme kontraktsobjekt. Bruk egne objekter for deler som skal ha egne vilkår eller følges opp separat. Se hvordan du deler inn kontraktsobjekter.

Last opp avtalen under Dokumenter. På dokumentet velger du «Knytt dokumentet til», merker kontrakten og velger «Lagre koblinger».

3. Kontroller perioder og leievilkår

Gå gjennom kontraktsobjektene, enten de er opprettet fra dokumentet eller manuelt.

Kontroller	Se særlig etter
Periode	Riktig startdato, eventuell sluttdato, signeringsdato, bindingstid og oppsigelsestid. Sluttdatoen er inklusiv.
Areal og parkering	Avtalt areal, eventuelt faktisk areal og antall parkeringsplasser.
Leie	Årlig basisleie uten MVA, med riktige rabatter og leietrinn.
MVA	Avtalt bruk av arealet og om leien skal faktureres med MVA.
Indeksregulering	Opprinnelig kontraktsindeks, referansemåned, første reguleringsdato og beregningsmåte.
Fakturatekst	En beskrivelse leietakeren kjenner igjen.

Se kontraktsobjekter for forklaring av feltene.

Er leien allerede indeksregulert, kontroller også tidligere reguleringer. Basisleien og reguleringen skal registreres hver for seg, slik at leien ikke blir regulert dobbelt.

4. Ta med tilleggsavtalene

Sammenlign registreringen med eventuelle tilleggsavtaler. Kontroller både hvilke vilkår som ble endret, og datoen endringen gjelder fra.

Følg Tilleggsavtaler og endringer for å bevare vilkårene før og etter en endring.

5. Gjør kontrakten klar til bruk

Kontroller kontakt-e-posten og velg «Aktiver kontrakten» når registreringen er klar og leieforholdet skal følges opp. Se kontraktens statuser.

Hvis Rentega skal håndtere faktureringen, kontroller faktureringsoppsettet og opprett en fakturaflyt. Velg første faktura ut fra det som allerede er fakturert i økonomisystemet. En registrert kontrakt starter ikke fakturering alene.