Tilleggsavtaler og endringer
Når en leieavtale endres, skal Rentega vise hvilke vilkår som gjaldt både før og etter endringen. Bruk denne veiledningen når du mottar en ny tilleggsavtale, eller når du registrerer en eldre avtale med flere endringer.
1. Finn kontrakten og legg til dokumentasjonen
Section titled “1. Finn kontrakten og legg til dokumentasjonen”Åpne kontrakten leieforholdet gjelder. Last opp tilleggsavtalen under Dokumenter, velg «Knytt dokumentet til», merk kontrakten og velg «Lagre koblinger».
Behold hovedavtalen og tidligere tilleggsavtaler knyttet til kontrakten. En tilleggsavtale betyr normalt at du skal oppdatere det eksisterende leieforholdet.
2. Finn hva som endres, og fra hvilken dato
Section titled “2. Finn hva som endres, og fra hvilken dato”Sammenlign tilleggsavtalen med vilkårene som er registrert. Noter hvilke kontraktsobjekter som berøres, hva som endres, og når endringen skal gjelde fra.
Bruk datoen de nye vilkårene gjelder fra til å dele periodene. Denne kan være forskjellig fra datoen tilleggsavtalen ble signert.
| Situasjon | Hvordan du registrerer den |
|---|---|
| Nye avtalte vilkår, som endret areal, reforhandlet leie eller endrede regler for hvordan leien skal indeksreguleres | Avslutt normalt det berørte kontraktsobjektet og opprett et nytt fra endringsdatoen. |
| En opsjon på forlengelse er utøvd | Opprett normalt nye kontraktsobjekter for opsjonsperioden som erstatter de gamle under samme kontrakt. |
| Leietrinn eller rabatt som allerede følger av avtalen | Registrer periodene under leie på det samme kontraktsobjektet. |
| Vanlig årlig indeksregulering | Bruk indeksreguleringen på det eksisterende kontraktsobjektet. |
| En opplysning ble registrert feil | Rett opplysningen som skulle vært riktig fra starten. |
| Bare kontakt-e-posten endres | Oppdater kontakt-e-posten på kontrakten. |
Se leieperioder og rabatter og indeksregulering for disse registreringene.
Når en opsjon er utøvd
Section titled “Når en opsjon er utøvd”En utøvd opsjon på forlengelse bør som regel registreres med nye kontraktsobjekter som erstatter de gamle, også når øvrige vilkår videreføres. La de gamle objektene slutte dagen før opsjonsperioden begynner, og opprett nye fra første dag i opsjonsperioden. Da blir den opprinnelige perioden og opsjonsperioden synlige hver for seg, mens leieforholdet fortsatt samles under samme kontrakt.
3. Avslutt det gamle kontraktsobjektet
Section titled “3. Avslutt det gamle kontraktsobjektet”Sett sluttdatoen til dagen før de nye vilkårene begynner. Sluttdatoen er inklusiv, så det gamle objektet gjelder til og med denne dagen.
Behold de tidligere vilkårene på objektet. Ikke overskriv gammel leie eller gammelt areal med de nye opplysningene.
Endre bare objektene som berøres av avtalen. Hvis kontorleien endres og parkeringen har et eget objekt med uendrede vilkår, kan parkeringsobjektet fortsette som før.
4. Opprett det nye kontraktsobjektet
Section titled “4. Opprett det nye kontraktsobjektet”Opprett et nytt kontraktsobjekt under samme kontrakt, med startdato den dagen de nye vilkårene gjelder fra. Registrer hele settet med vilkår for objektet, også opplysninger som videreføres uendret.
Eksempel: Leietakeren utvider fra 300 til 400 m² fra 1. juli 2027, og dere avtaler ny leie for hele arealet.
| Objekt | Periode | Areal og vilkår |
|---|---|---|
| Gammelt objekt | Til og med 30. juni 2027 | 300 m² med tidligere leie og vilkår. |
| Nytt objekt | Fra 1. juli 2027 | 400 m² med den nye leien og de avtalte vilkårene. |
Kontroller at det verken blir overlapp eller opphold når det nye objektet erstatter det gamle. Gå også gjennom rabatter, MVA og indeksregulering på det nye objektet. En ny avtalt leie kan ha et annet indeksgrunnlag enn den gamle.
5. Kontroller faktureringen
Section titled “5. Kontroller faktureringen”Hvis kontrakten faktureres gjennom Rentega, kontroller at faktureringsoppsettet omfatter de riktige kontraktsobjektene, og at overgangen blir riktig fra endringsdatoen.
Et oppsett som allerede har fått fakturagrunnlag, kan ikke endres fritt. Følg reglene for å endre faktureringsoppsett og fakturaflyt, og velg riktig første faktura dersom du oppretter en ny flyt.
Se gjennom berørte fakturagrunnlag. Endringer i kontrakten skriver ikke om fakturaer som allerede er overført til økonomisystemet.
Når trenger du en ny kontrakt?
Section titled “Når trenger du en ny kontrakt?”Behold kontrakten når den samme leietakeren fortsetter et sammenhengende leieforhold på den samme eiendommen. Du skal normalt ikke arkivere kontrakten bare fordi et kontraktsobjekt erstattes.
Bruk en ny kontrakt når et annet selskap eller en annen person overtar leieforholdet, eller avtalen gjelder en annen eiendom. Hvis leietakeren har flyttet ut og senere kommer tilbake, anbefaler vi også en ny kontrakt.
Les mer om når du trenger en egen kontrakt.